プチ解説
皆さんこんにちは・・・。PCの電源アダプタ無くしてへこんでいる髙野です笑。さて、今回はデジタルツールのご紹介となります。ちょっと今更？って感じもあるのですが、まだまだ浸透していないようなので『ペーパーレス化』について図解します！
メリット１ コスト削減
紙の資料を電子化して保存・管理することをペーパーレス化といいます。代表的なメリットは３つあります。
１つ目はコスト削減できること！紙代や印刷代がなくなることは想像がつきやすですが、実は保管のコストを削減できることが大きいんです。大量の紙資料はそれだけで場所を取るため、倉庫代や人件費がかかってしまうのですね。その点、電子データは一切場所を取りません。
メリット２ 業務効率の向上
紙の場合では昔の書類を探し出すのが大変ですよね。昔のファイルをひっくり返して・・・。しかし電子データならば瞬時に検索し、目当ての資料を引き出すことが可能です！自分自身の移動も含めて時短ができます。
メリット３ 情報セキュリティ対策の強化
紙だと机に出しっぱなしになっている場合も多いのではないでしょうか？誰かに盗難されたり紛失したとしてもいつなくなったのかもわかりません。一方で電子データならばそもそも盗難・紛失するリスクが低くなりますし、万が一のことがあってもトレーサビリティがあるので安心です。
髙野's OPINION
ここまで散々ペーパーレス化のメリットをあげてきましたが、いいことだらけでもないのが本音です。電子データを保管するサーバの管理も必要ですし、セキュリティも完璧ではありません。
さらに紙のメリットもいくつかあります。直接資料に書き込むことができたり、机に２つの資料を広げて比較したりと、完全に廃れない理由はたくさんあります。物理のものと電子的なもののバランスを取りながら最適な仕事のやり方を探っていきましょう！
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